Calcul des frais professionnels 2021 dans le BTP

Le 1er janvier est synonyme de revalorisation du SMIC, mais également des frais professionnels. Pour l’année 2021, comment sont calculés les frais professionnels dans le BTP ? Panier repas, hébergement, frais de déplacement, quels sont les nouveaux barèmes fixés par l’ACOSS pour 2021 ?

Frais professionnels 2021 : comment sont-ils remboursés ?

Par définition, les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son emploi. Cela peut par exemple être pour se loger quand il travaille sur un chantier éloigné du siège social de l’entreprise du BTP qui l’emploie.
Pour couvrir de telles dépenses, l’employeur a deux possibilités :

• soit il rembourse les frais professionnels réellement engagés par chacun de ses salariés. Pour cela, il faut que chacun d’eux lui transmette les factures correspondantes, par exemple de l’hôtel. L’employeur peut également mettre à disposition des véhicules d’entreprise pour son personnel en cas de déplacement lointain ;
• soit il verse une allocation forfaitaire. Dans le BTP, le montant des différentes allocations forfaitaires non soumises à cotisations sociales sont définies au 1er janvier par l’ACOSS, l’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale. Cela concerne des postes de dépense tels que les repas, l’hébergement ou l’utilisation d’un véhicule personnel à titre professionnel.

En pratique, c’est bien souvent cette dernière solution qui est privilégiée pour indemniser les salariés. En effet, gérer toutes les notes de frais professionnels pour chacun des salariés devient vite chronophage. Par ailleurs, cela implique d’imposer des limites.

En optant pour l’indemnisation forfaitaire telle que définie par l’ACOSS, la gestion des frais professionnels est amplement simplifiée. En outre, leur montant est connu à l’avance, ce qui permet une meilleure gestion des charges de l’entreprise.

Montant des allocations forfaitaires pour frais professionnels

Le montant des allocations forfaitaires pour frais professionnels exonérés des charges sociales pour 2021 est défini par l’ACOSS. Ce barème s’applique du 1er janvier au 31 décembre.

Indemnité repas

Egalement appelée panier repas ou prime de panier, l’indemnité repas est accordée par l’employeur à tous les salariés qui travaillent sur des chantiers, c’est-à-dire hors des locaux de l’entreprise.
Pour l’année 2021, le montant réactualisé est de 9,40 euros par repas hors des locaux d’entreprise. A titre de comparaison, il n’est plus que de 6,70 euros si ceux-ci sont pris sur le lieu normal de travail.

Déplacement : indemnités durant les trois premiers mois

Dans le BTP, il n’est pas rare que des travailleurs soient contraints de se déplacer sur un chantier pendant une longue période sans possibilité de rentrer.
Dans ce cas, des indemnités spécifiques sont prévues :

• repas : 19,10 euros ;
• hébergement et petit-déjeuner pour les départements 75, 92, 93 et 94 : 68,50 euros ;
• hébergement et petit-déjeuner pour les autres départements : 50,80 euros.

Déplacement : indemnités du 4e au 24e mois

Dans le cas des déplacements allant jusqu’à 24 mois, la circulaire de l’ACOSS fixe le montant des indemnités forfaitaires comme suit :

• repas : 16,20 euros ;
• hébergement et petit-déjeuner pour les départements 75, 92, 93 et 94 : 58,20 euros ;
• hébergement et petit-déjeuner pour les autres départements : 43,20 euros ;

Déplacement : indemnités au-delà de 24e mois

Dans le cas des déplacements professionnels dépassant 24 mois, la grille des indemnisations est :

• repas : 13,40 euros ;
• hébergement et petit-déjeuner pour les départements 75, 92, 93 et 94 : 48 euros ;
• hébergement et petit-déjeuner pour les autres départements : 35,60 euros.

Au-delà des différents montants précédemment énumérés, l’employeur ne bénéficie plus systématiquement d’une exonération sur les charges sociales. Cela peut toutefois être le cas, mais il doit alors pouvoir le justifier.